Behandlingsansvarlig og personvernombud

NKVTS ved direktøren er behandlingsansvarlig for senterets behandling av personopplysninger. Dvs. at NKVTS er ansvarlig for hva slags opplysninger vi samler inn, hvilke hjelpemidler som brukes til dette, at bruken og behandlingen av slike opplysninger følger loven, og at de registrerte får innfridd sine rettigheter til innsyn i de registrerte opplysningene og til endring og sletting av opplysninger.

Sikt – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør er NKVTS sitt personvernombud. Personvernombudets stilling og oppgaver utføres i henhold til personvernforordningen, og skal påse at kravene til personvern i behandling av personopplysninger om registrerte blir oppfylt.  Alle henvendelser vedrørende personvern og personvernombud kan sendes til NKVTS: personvern@nkvts.no.

Når samler NKVTS inn personopplysninger?

NKVTS behandler personopplysninger enten fordi vi har grunnlag i lov eller forskrift, eller fordi vi har fått samtykke fra den det gjelder, eller på grunnlag av avtale og berettigede interesser. I hovedsak behandler vi personopplysninger i følgende tilfelle:

• Personopplysninger om deg inngår i datamateriale i forskningsprosjekt hos oss
• Du er ansatt eller utfører oppdrag for NKVTS
• Du er deltaker i tiltak vi leverer
• Du representerer en som gir oss oppdrag eller en som finansierer forskningen vår
• Du eller selskapet du er ansatt i har en tilknytning til, eller er kunde hos oss
• Du har vært i kontakt med, eller samarbeider med forskere eller har kontakt med andre ansatte (via telefon eller e-post)hos oss
• Du har deltatt på kurs, seminar, arrangement, workshop eller annet arrangement hos oss
• Du abonnerer på nyhetsbrev
• Du besøker vår hjemmeside, eller følger oss på sosiale medier
• Du har søkt jobb hos oss
• En jobbsøker har angitt deg som referanse
• Du har tilgang til systemer eller lokaler hos oss
• Du har fått utbetalt honorar eller refusjon fra oss
• Du er leverandør eller har levert tilbud til oss

Behandling av personopplysninger om ansatte

Informasjon om hvordan NKVTS behandler personopplysninger om ansatte finnes i personalhåndboka som ligger på passordbeskyttet side på NKVTS’ intranett.

Behandling av personopplysninger i forskning

Som hovedregel vil alle registrerte i forskningsprosjekter bli informert om hvilke opplysninger som samles inn, for hvilke formål de skal behandles, hvor lenge de lagres og hvem de evt. deles med. NKVTS vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det vi angir i den informasjonen vi gir alle deltakere i et forskningsprosjekt. Det lovlige grunnlaget for å behandle personopplysninger i forskning vil også fremkomme i informasjonsskriv når man blir invitert til å delta i et forskningsprosjekt eller studie. Som en hovedregel vil innsamling av personopplysninger i forskning ha basis i allmenhetens interesse. Det vil også innhentes et forskningsetisk samtykke til deltakelse i prosjektet.

Før prosjekter starter blir behandlingen av personopplysninger vurdert av Sikt. Det hentes også etisk godkjenning fra Regionale komiteer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk (REK) i prosjekter som omfattes av helseforskningslovens bestemmelser.

Informasjonssikkerhet og sikker behandling av personopplysninger i våre forskningsprosjekter blir fulgt opp av vår personvernrådgiver, personvernombudet og i våre systemer for internkontroll.

Alle som deler personopplysninger i et forskningsprosjekt vil få egen kontaktinformasjon for det aktuelle prosjektet.

Personopplysninger om enkeltpersoner som ikke deltar i forskning:

Nyhetsbrev

Når du melder deg på vårt nyhetsbrev, ber vi deg oppgi navn, e-postadresse og arbeidssted. Vi lagrer din e-postadresse for å sende ut nyhetsbrev, og ditt arbeidssted for oversikt over hvilke målgrupper vi når ut til. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er samtykke etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Du finner lenke til avmelding nederst i hvert nyhetsbrev. Dersom du melder deg av nyhetsbrevet, slettes dine opplysninger.

Arrangementer

Ved påmelding til våre kurs eller seminarer samler vi inn personopplysninger som er nødvendige for å kunne administrere og gjennomføre slike arrangement. Det rettslige grunnlaget for dette er avtale etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Vi vil også kunne dele dine personopplysninger med eksterne foredragsholdere, kursarrangører eller andre underleverandører som bistår i forbindelse med seminaret når dette er nødvendig. Eksempelvis vil nødvendige opplysninger oversendes til hotell om vi skal stå for reservasjon av hotellrom for deg. Eksterne foredragsholdere kan få liste over deltakere for eventuelt å kunne tilpasse foredrag til sammensetning av deltakere.

Personopplysningene slettes fra NKVTS innen en måned etter at seminar er gjennomført.

Har du meldt deg på et arrangement, lagrer vi din e-postadresse for å kunne ta kontakt om praktisk informasjon om arrangementet du har meldt deg på, og for utsendelse av evalueringsskjema. Har du også meldt deg på vårt nyhetsbrev, sender vi nyhetsbrev til oppgitte e-postadresse. Opplysninger om ditt arbeidssted lagrer vi for å holde oversikt over hvilke målgrupper vi når ut til.

Opplysningene registreres i skjemaet på nkvts.no og lagres i vår passordbeskyttede publiseringsløsning. De slettes etter at arrangementet er evaluert. Senest etter en måned fra arrangementet er avholdt.

Ved våre offentlige arrangementer vil det bli gjort opptak av presentasjoner. Eksterne inviterte innledere blir informert om dette på forhånd. Opptakene blir lagt ut på våre nettsider under NKVTS/Tv.

For å få vite hvilke opplysninger vi har lagret om deg, og eventuelt få disse slettet kan du sende en forespørsel til webredaktør.

Bestilling av materiell

På nettsiden kan du bestille forskningsrapporter og andre publikasjoner fra NKVTS. For at vi skal kunne sende deg materiellet du ønsker må du oppgi blant annet virksomhet, navn, e-post og postadresse. Det rettslige grunnlaget for dette er avtale, jfr. personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Personopplysninger vi får inn ved bestillinger av veiledningsmateriell og rapporter blir ikke benyttet til andre formål enn å effektuere bestillingen. Alle personopplysninger slettes når materiellet er sendt og senest innen tre måneder. Vi beholder anonyme data om navn på virksomhet og antall bestilte enheter for statistikkformål.

Informasjonskapsler (cookies)

NKVTS er også ansvarlige for cookies. Alle hjemmesider vi er ansvarlig for, samler cookies. NKVTS bruker ulike analyseverktøy som lagrer små tekstbiter som kalles informasjonskapsler eller cookies i nettleseren din. Disse informasjonskapslene lagres i nettleseren for hver side du besøker. NKVTS bruker dette først og fremst til analyse og statistikk.

Det vil stå informasjon om dette på de enkelte sidene. Lov om elektronisk kommunikasjon av 2025 (e-komloven) § 3-15 regulerer bruk av informasjonskapsler/cookies. Bruk av informasjonskapsler som er nødvendig for nettsidens funksjonalitet er underlagt det lovlige grunnlaget «berettiget interesse». Vi bruker også andre informasjonskapsler for å spore brukeraktivitet. Dette er hjemlet i samtykke.

Du kan lese mer om informasjonskapsler her.

Rekruttering og ansettelser

Når du søker jobb hos oss må du fylle ut en rekke opplysninger om deg selv, dette omfatter navn, kontaktinformasjon, utdanning, tidligere arbeidssteder og andre opplysninger som inngår i en CV. Søknader mottas per e-post/ går gjennom jobbsøkerportalen finn.no. Søknadsbehandlingen følger intern rutine der det utarbeides søkerlister og en innstilling. Søkere informeres om NKVTS sine rutiner på personvernområdet. Behandlingen er nødvendig for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse, jf. personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Dersom du får jobb hos oss overføres nødvendige personopplysninger til vårt personalsystem og du vil motta en egen personvernerklæring for ansatte i NKVTS. Som jobbsøker kan du samtykke til at vi lagrer dine personopplysninger for eventuelt senere vurderinger. Ønsker du ikke dette, slettes dine opplysninger etter at den aktuelle ansettelsesprosessen er avsluttet.

Kommunikasjon med NKVTS

Kommuniserer du med oss via e-post, så lagres det personopplysninger i våre systemer for e-post. Det rettslige grunnlaget for dette er berettiget interesse etter personvernforordningens artikkel 6 nr 1 bokstav f. NKVTS benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet i virksomheten. Hver enkelt medarbeider er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng og for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle. Ved fratreden slettes e-postkontoene.

Sensitive opplysninger skal ikke sendes med e-post.

Når det gjelder telefonsamtaler har alle ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Det gjøres ingen systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Opplysningene slettes regelmessig når de ikke lenger er nødvendig for formålet, eller så lenge vi er pålagt å lagre dem i henhold til gjeldende lovverk.

Saksbehandling og arkiv

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Det gjelder opplysninger som fødsel- og personnummer, kontonummer, adresse o.l. NKVTS er ikke omfattet av arkivloven.

Opplysninger om underleverandører

Kontaktpersoner hos underleverandører registreres i mange tilfeller i våre systemer. Det er navn, stilling, e-post og mobilnummer. Det rettslige grunnlaget for dette er berettiget interesse etter personvernforordningens artikkel 6 nr 1 bokstav f. Dersom disse opplysningene er en del av tilsendt faktura eller bilag, vil de bli lagret i hht bokføringsloven, minimum 5 år sammen med regnskapsmaterialet. Opplysninger om kontaktpersoner blir i enkelte tilfeller også lagret i interne oversikter på intranett. Det rettslige grunnlaget for dette er personvernforordningens artikkel 6 nr 1 bokstav c, dvs. Rettslig forpliktelse.

Opplysninger om eksterne honorar- og refusjonsmottakere

Ved utbetaling av timelønn, reiseregninger for ikke-ansatte, og refusjoner for ikke-ansatte, leveres det bilag på papir. Disse inneholder personopplysninger. Det rettslige grunnlaget er avtale etter personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Fra 2019 oppbevares papirer av denne typen i egen nedlåst perm. Refusjoner kan i enkelte tilfeller også oppbevares sammen med fakturaer. Fra 2020, vil refusjonsbilag kun oppbevares elektronisk, likeledes faktura av andre slag. Timelister og manuelle reiseregninger oppbevares i nedlåst perm, og slettes når det ikke lenger er nødvendig for formålet de ble innhentet for (og det ikke foreligger annen rettslig forpliktelse til å lagre det videre), jfr. Personvernforordningens artikkel 17.

Eksterne nettsider/portaler som driftes av NKVTS

NKVTS drifter nettportalen dinutvei.no og kampanjen Plikt.no. Informasjon om hvordan personopplysninger blir behandlet på disse plattformene finner du her:

dinutvei.no: https://dinutvei.no/nettlesing-uten-spor/

Plikt.no: https://plikt.no/personvern/

Rettigheter

I henhold til gjeldende personvernlovgivning har du en rekke rettigheter i forbindelse med tilgang til og behandling av dine personopplysninger. NKVTS har plikt til å legge til rette for at brukere får oppfylt rettighetene sine på en enkel måte. Du har krav på svar uten ugrunnet opphold og senest innen en måned etter at henvendelsen din ble mottatt av NKVTS. Henvendelser vedrørende dine rettigheter kan rettes til behandlingsansvarlig: personvern@nkvts.no, eller til personvernombudet: lasse.raa@sikt.no . Ønsker du å vite hvilke opplysninger om deg som er lagret, og eventuelt få disse slettet, kan du henvende deg til personvern@nkvts.no

Det følgende er dine rettigheter:

Rett til innsyn:

Du har med de unntak som følger av personopplysningsloven § 16, rett til når som helst å be om innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg.

Rett til retting:

Du kan kreve korrigering/retting av dine personopplysninger dersom disse er unøyaktige eller ufullstendige

Rett til sletting:

Under visse omstendigheter har du rett til å kreve at vi sletter dine personopplysninger. Opplysningene vil likevel ikke bli slettet om vi har annet lovmessig behandlingsgrunnlag og behov for fortsatt lagring av dine personopplysninger. Foreligger slikt behandlingsgrunnlag vil vi opplyse om dette når du henvender deg til oss, med informasjon om behandlingsgrunnlaget og når opplysningene eventuelt vil kunne slettes.

Rett til begrensning:

Under visse omstendigheter har du rett til å kreve at vi begrenser behandlingen av dine personopplysninger.

Rett til å protestere:

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.

Rett til dataportabilitet:

Dersom vi behandler personopplysninger om deg på grunnlag av samtykke eller avtale, har du rett til å få dem utlevert  i et strukturert, vanlig og maskinlesbart format. Du kan be om at disse overføres til en annen behandlingsansvarlig, f.eks. en annen liknende organisasjon

Rett til informasjon:

All innsamling av personopplysninger skal informeres om før de samles inn. All informasjonen den registrerte trenger finnes i denne personvernerklæringen. For ansatte og registrerte i forskningsprosjekter ved NKVTS foreligger det egne personvernerklæringer/informasjonsskriv.Den registrerte har rett til å få informasjon om hvordan deres opplysninger blir behandlet, hvilke konsekvenser behandlingen kan ha, hvilke rettigheter han eller hun har og hvordan disse rettighetene kan tas i bruk.

Om lagringstid

NKVTS lagrer personopplysninger så lenge vi har et behandlingsgrunnlag for personopplysningene, og ikke lenger enn hva som er nødvendig for å oppfylle det formål opplysningene ble samlet inn for.

Personopplysninger som lagres i tilknytning til forskningsprosjekter lagres i henhold til de rammer som gjelder for forskningsprosjektet. Vi vil alltid opplyse deltakere i våre forskningsprosjekter om lagrings- og oppbevaringstid for opplysninger som samles inn for forskningsformål. Se over under punkt 2. Forskningsprosjekter.

Sikkerhetstiltak

NKVTS har gjennomført nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at personopplysninger vi har samlet inn sikres og behandles på en trygg måte. NKVTS har etablert et eget styringssystem (internkontroll) for å ivareta krav til informasjonssikkerhet. Dette omfatter blant annet fysisk sikkerhet (adgangsbegrensning til våre lokaler, brannsikre safer, låste arkivrom med adgangsbegrensning, kryptering av utstyr med mer), sikkerhet i IT-systemer, risikostyring. Vi gjennomfører regelmessig kontroll og vurderinger av sikkerheten i våre systemer.

Overføring av personopplysninger til tredjepart

NKVTS vil ikke overføre eller på annen måte dele dine personopplysninger med andre, med unntak av følgende forhold:

Nødvendig bistand fra underleverandører

For å kunne utøve vår virksomhet er vi avhengig av samarbeidspartnere som kan bistå med utvikling, leveranse og drift av våre ikt-systemer. Våre underleverandører vil kunne få tilgang til personopplysninger vi behandler som ledd i deres leveranse og drift av våre ikt-systemer. Alle våre databehandlere er lokalisert innenfor EØS-området, og er pålagt å følge gjeldende personvernlovgivning, herunder nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at personopplysninger vi har samlet inn sikres og behandles på en trygg måte. Vi har inngått skriftlige databehandleravtaler med alle våre underleverandører.

Overføring med bakgrunn i lov eller dom/kjennelse

NKVTS vil overføre personopplysninger til offentlige myndigheter om dette pålegges med hjemmel i lov eller med rettskraftig dom eller kjennelse.

Overføring av personopplysninger utenfor EØS-området

NKVTS overfører i utgangspunktet ikke dine personopplysninger utenfor EØS-området. Imidlertid kan en slik overføring være nødvendig i tilknytning til gitte forskningsoppdrag, for klart definerte forsknings- eller behandlingsformål.

Enhver overføring til land utenfor EØS-området vil skje med grunnlag i de lovlige grunnlag for overføring av personopplysninger som personvernforordningen stiller opp.

Vi vil alltid opplyse om slik overføring for det/de forskningsprosjekt eller behandlingsformål dette kan være relevant for før eventuell overføring finner sted.

Klageinstans

Du kan klage til Datatilsynet dersom du mener vår behandling av dine personopplysninger ikke er i henhold til denne personvernerklæringen eller gjeldende personvernlovgivning.

Oppdatert kontaktinformasjon til Datatilsynets finner du her: https://www.datatilsynet.no/om-datatilsynet/kontakt-oss/  

Kontaktinformasjon

Du kan rette spørsmål til behandlingsansvarlig på denne adressen: personvern@nkvts.no, og til personvernombudet på denne: lasse.raa@sikt.no.

Alle forskningsprosjekter som er i kontakt med deltakerne vil også opplyse om kontaktinformasjon til prosjektets leder eller koordinator.